Dynamics en het lange wachten

Het langslopende project in het programma ICT is het project voor de invoering van een pakket voor Financien, Personeel, Projecten en Relaties. Zó lang dat gedurende het project er een naamswisseling heeft plaatsgevonden (van Axapta naar Dynamics) en een complete migratie naar een nieuwe versie.
Theoretisch kun je het pakket installeren en vrijwel direct gebruiken. Hoe komt het dan dat we er al zo lang mee bezig zijn? Ik heb eens een paar dingen op een rijtje gezet:

- al maanden gingen voorbij omdat mensen betrokken bij de 4 disciplines rond het project aan elkaar moesten snuffelen (de processen in kaart brengen heet dat netjes); voor het eerst gaat men immers samenwerken in 1 pakket en dat vergt afstemming
- er was ook een periode van zelfoverschatting: we kunnen het als hogeschool zelf wel en roepen de leverancier erbij wanneer het nodig is. Als we dat hadden volgehouden zou het zo mogelijk nog langer duren.
- er vallen soms mensen om wat voor reden uit het project en vervanging daarvan is niet van de ene op de andere dag gedaan
- op diverse onderdelen ondersteunt het pakket 'nieuw beleid' van de hogeschool; uit onzekerheid wordt er dan wel veel over de materie gesproken, maar weinig keuzes gemaakt
- ik kom er ook achter dat we sommige dingen wel erg complex doen bij de hogeschool; dat zal best z'n reden hebben, maar dat maakt inrichting van het pakket wel een stuk lastiger
- zoals al gezegd hebben we maar meteen een migratie meegenomen naar een nieuwe versie (die weer meer kan, dus weer praten over de inrichting ervan).
- We zijn over het algemeen onervaren op dit gebied: je ziet dat bij een afdeling met mensen die vaker een systeemvervanging hebben meegemaakt de zaken vlotter lopen.
- we acteren als een MKB-bedrijf, misschien wel een klein bedrijf, in die zin dat we afhankelijk zijn van enkelingen: de mensen die je in dit project nodig hebt zijn de mensen waar sowieso al veel op neer komt; zij zijn vaak de inhoudelijk spil van de afdeling en deze klus komt erbij. Hebben ze even een ander prioriteit ben je zo weer weken verder.

Wat moet je dan doen als programmamanager ICT? Eigenlijk de opdracht niet aanvaarden zo lang er zoveel randvoorwaardelijks niet deugt. Maar ja, je stapt in een lopend traject en daar kom je pas stap voor stap achter; je probeert er natuurlijk toch wat van te maken. Dus eens een ingreep hier, een gesprek daar, belachelijke deadlines roepen die weliswaar alles in beweging zetten maar waarvan je later weer moet verantwoorden waarom je ze niet hebt gehaald.
Ik las deze week nog dat we bij onze hogeschool een laag percentage aan overhead hebben. Mooi, maar de keerzijde is dan dat we met minder menskracht dus langer over dingen doen.
Ik word er al met al niet vrolijk van, maar dit is de omgeving en ... de aanhouder wint!